Fakturaprogram: så väljer du rätt
Ett fakturaprogram hjälper dig att skapa korrekta fakturor, räkna moms och hålla ordning på nummer och kunder. Behöver du bara skicka fakturor räcker ofta ett enkelt verktyg. Vill du ha bokföring, e-faktura eller automatiska påminnelser behöver du ett bokföringsprogram med fakturering.
1 faktura och 1 offert gratis varje vecka. Inget kort krävs.
Kort svar
Ett enkelt fakturaverktyg räcker ofta om du
- skickar fakturor då och då eller varje vecka
- redan har bokföringen i ett annat program eller hos en konsult
- fakturerar företag och privatpersoner
Välj bokföringsprogram med fakturering om du
- vill bokföra på samma ställe som du fakturerar
- fakturerar offentlig sektor och behöver e-faktura
- behöver påminnelser, autogiro eller integrationer
Vad gör ett fakturaprogram?
Grunden är densamma i alla: du fyller i vad du har sålt och till vem, och programmet gör en korrekt faktura av det. Skillnaderna finns i det som ligger runt omkring.
Det här gör i stort sett alla
Rätt uppgifter
Fält för det som ska stå på en faktura, som datum, löpnummer, momsregistreringsnummer och moms.
Uträkningar
Summor, rabatter och moms per momssats räknas ut, så att räknefel inte hamnar hos kunden.
Nummerserie
Fakturanumren följer en obruten serie utan att du behöver hålla koll själv.
Kundregister
Kunder sparas med adress och referens, så att nästa faktura går snabbare.
PDF och utskick
Fakturan blir en PDF som du skickar själv eller direkt från programmet.
Status
Du ser vilka fakturor som är skickade, betalda eller har passerat förfallodatum.
Det här finns bara i vissa
- Bokföring. Fakturan bokförs när den skapas och när den betalas.
- E-faktura. Fakturan skickas digitalt till kundens system, ofta via Peppol, ett nätverk för e-fakturor.
- Påminnelser och inkasso. Obetalda fakturor följs upp automatiskt.
- Autogiro och kortbetalning. Kunden betalar utan att föra över pengarna själv.
- Integrationer. Kopplingar till banken, kassan eller andra system.
Enkelt fakturaverktyg eller bokföringsprogram?
När ett enkelt verktyg räcker
Om det du främst behöver är att få ut korrekta fakturor, till exempel som frilansare, enskild firma eller litet aktiebolag. Bokföringen sköter du i ett annat program eller via en redovisningskonsult, och fakturorna blir underlag.
Fördelen är att du kommer igång direkt, utan inställningar, och att det kostar lite eller inget så länge du skickar få fakturor.
När du behöver bokföring med fakturering
Om du vill ha fakturor och bokföring på samma ställe, eller behöver e-faktura, påminnelser eller autogiro. Du slipper föra över fakturorna till bokföringen, men programmen har fler inställningar att sätta sig in i.
Har du en redovisningskonsult, fråga hen innan du väljer. Den som sköter bokföringen har ofta önskemål om hur underlagen ska komma in.
Det här ska du jämföra
Oavsett vilket fakturaprogram du tittar på är det de här frågorna som brukar avgöra om det passar i längden.
Pris och bindningstid
Titta på månadspriset, om det finns bindningstid och vad som händer med dina fakturor om du slutar betala.
Gratisnivå
Vad ingår utan kostnad, och var går gränsen? Räkna på hur många fakturor du faktiskt skickar i en vanlig månad.
Moms och OCR
Klarar programmet flera momssatser på samma faktura och omvänd betalningsskyldighet? Har du OCR-avtal med banken, alltså betalningsreferenser som banken läser automatiskt, ska OCR-numret få rätt kontrollsiffra.
PDF och utskick
Kan du ladda ner fakturan som PDF? Kan den skickas direkt via e-post, och vart går kundens svar?
Kundregister
Sparade kunder med adress, referens och momsregistreringsnummer gör återkommande fakturor snabbare och minskar risken för fel.
Dataexport
Fakturorna ska sparas i sju år. Se till att du kan ladda ner dem, till exempel som PDF, så att de finns kvar om du byter program.
Var data lagras
Fakturor innehåller uppgifter om dina kunder. Kontrollera var data lagras, till exempel inom EU, och hur du raderar ditt konto.
Hur det känns att använda
Gör en riktig faktura innan du bestämmer dig. Det säger mer om programmet än en lista med funktioner.
Vad FakturaNu.app gör, och inte gör
FakturaNu.app är ett enkelt verktyg för fakturor och offerter. Det är inte ett bokföringsprogram, och det försöker inte vara ett.
Det här ingår
- Fakturor och offerter som PDF, och offert till faktura med ett klick
- Moms 25, 12, 6 och 0 % per rad, redovisad per momssats
- Rabatt per rad och omvänd betalningsskyldighet
- Rot- och rutavdrag på fakturor och offerter till privatpersoner
- OCR-nummer med kontrollsiffra om du har avtal med banken
- Bankgiro, plusgiro, Swish, bankkonto och IBAN
- Kundregister och status för skickad och betald
- Kontroll av vad som saknas innan dokumentet skapas
- Data lagras inom EU och du loggar in med engångskod
Det här finns inte
- Bokföring
- E-faktura och Peppol
- Påminnelser och inkasso
- Autogiro och kortbetalning från kunden
- Integrationer med andra system
- App i App Store
Pris
Gratis: 1 faktura och 1 offert per vecka som du laddar ner och skickar själv. Premium: 79 kr/mån inkl. moms, utan bindningstid, med obegränsat antal dokument, utskick direkt via e-post och hela dokumenthistoriken.
Vanliga frågor
Vilka begränsningar brukar gratis fakturaprogram ha?
Oftast ett tak för hur många fakturor du kan skapa, eller att vissa funktioner som utskick via e-post eller äldre historik kräver betalning. Läs vad som ingår innan du börjar. I FakturaNu.app kan du skapa 1 faktura och 1 offert gratis varje vecka, med moms, OCR och alla betalsätt.
Måste jag använda ett fakturaprogram som enskild firma?
Nej, det finns inget krav på att använda ett program. En faktura gjord i en fakturamall eller för hand gäller, om alla uppgifter finns med och numren löper i obruten följd. Ett program gör det enklare att få allt rätt varje gång.
Kan jag byta fakturaprogram och behålla min nummerserie?
Ja. Fortsätt från nästa nummer i din serie i det nya programmet, så att inga nummer hoppas över eller används två gånger. I FakturaNu.app kan du ändra fakturanumret innan fakturan skapas, så kontrollera förslaget de första gångerna. Spara dina gamla fakturor, de ska finnas kvar i sju år.
Behöver jag kunna skicka e-faktura?
Bara om dina kunder kräver det. Fakturor till offentlig sektor som följer av en offentlig upphandling, även en direktupphandling, ska enligt lag vara e-fakturor. Det gäller till exempel kommuner, regioner och statliga myndigheter, och en del större företag kräver också e-faktura. FakturaNu.app skickar inte e-faktura, så fakturerar du offentlig sektor behöver du ett annat program för de fakturorna.
Hur kommer fakturorna in i bokföringen?
Varje faktura är ett underlag för bokföringen. Spara PDF:en och bokför den i ditt bokföringsprogram, eller lämna den till din redovisningskonsult. Markerar du fakturan som betald i FakturaNu.app ser du också vilka betalningar som har kommit in.