Hur skriver man en faktura?

Det här behöver du innan du börjar

Samla ihop uppgifterna först, så går själva skrivandet snabbt:

• Dina uppgifter: namn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer, och om du är godkänd för F-skatt.
• Kundens uppgifter: namn och adress. För företag också den referens som kunden vill ha på fakturan.
• Vad du har levererat: vilka varor eller tjänster det gäller, hur mycket och när det levererades eller blev klart.
• Vad ni har kommit överens om: pris, eventuell rabatt och när kunden ska betala.

Så skriver du en faktura steg för steg

Stegen följer hur en faktura brukar vara uppställd, uppifrån och ned. Kraven på innehållet är desamma oavsett om du använder ett fakturaverktyg, en mall eller ett vanligt dokument. Vill du se hur det ser ut när allt är på plats finns fler exempel på fakturor.

1. Dina uppgifter

Skriv ditt företagsnamn och din adress. Ange ditt momsregistreringsnummer om du är registrerad för moms. För svenska företag börjar det med SE och slutar med 01, till exempel SE559000000501. Organisationsnummer, e-post och telefonnummer bör också finnas med, så att kunden vet vem du är och kan nå dig.

Är du godkänd för F-skatt skriver du Godkänd för F-skatt. F-skatt innebär att du själv betalar din skatt och dina avgifter. Uppgiften på fakturan visar ett företag som anlitar dig att det inte behöver dra skatt på ersättningen.

2. Kundens uppgifter

Skriv kundens namn och adress. Fakturerar du ett företag, fråga vilken referens fakturan ska märkas med, till exempel namnet på den som beställde eller ett inköpsnummer. En faktura utan rätt referens kan bli liggande hos kunden eller skickas tillbaka. En del företag har också en särskild adress eller e-postadress för fakturor.

Gäller omvänd betalningsskyldighet, alltså att kunden redovisar momsen i stället för du, ska även kundens momsregistreringsnummer stå med. Det gäller till exempel byggtjänster mellan byggföretag och tjänster till företag i andra EU-länder.

3. Fakturanummer och datum

Varje faktura ska ha ett unikt fakturanummer i en löpande serie. Du väljer själv vilket nummer serien börjar på, men sedan ska numren följa varandra utan luckor. Läs mer i guiden om fakturanummer.

Fakturadatum är den dag du utfärdar fakturan. Levererade du varan eller avslutade tjänsten ett annat datum ska det datumet också framgå, till exempel som leveransdatum.

4. Vad du har sålt

Skriv en rad för varje vara eller tjänst med:

• en beskrivning som gör det tydligt vad kunden betalar för
• antal och enhet, till exempel timmar eller styck
• pris per enhet exklusive moms
• eventuell rabatt
• momssats

Var konkret. ”Konsulttjänster” säger lite, medan ”Uppdatering av webbutik, 12 timmar” gör det lätt för kunden att godkänna fakturan och för dig att förstå den när du letar fram den senare.

5. Summor och moms

Räkna ihop summan exklusive moms, momsen och totalbeloppet att betala. Momsen räknar du på beloppet exklusive moms: 10 000 kr med 25 % moms ger 2 500 kr i moms och 12 500 kr att betala. Har fakturan rader med olika momssatser ska summan och momsen redovisas för varje momssats för sig. Guiden om moms på faktura har fler räkneexempel.

6. Betalningsvillkor och betalningsuppgifter

Skriv hur lång tid kunden har på sig att betala och vilket datum som är förfallodatum. Mellan företag gäller 30 dagar om ni inte har avtalat något annat. Läs mer om vad du kan välja i guiden om betalningsvillkor.

Ange också hur kunden ska betala, till exempel bankgiro, plusgiro, Swish eller kontonummer, och vad kunden ska skriva som referens. Oftast är det fakturanumret eller ett OCR-nummer. Då ser du direkt vilken faktura en betalning gäller.

7. Kontrollera och skicka

Läs igenom fakturan en sista gång. Stämmer beloppen, kundens namn och referensen? Spara den sedan som PDF och skicka den med e-post till den adress kunden vill ha fakturor till. En PDF-faktura gäller precis som en faktura på papper, så länge kunden godtar att få fakturor elektroniskt.

Vissa kunder tar bara emot e-faktura i sitt eget system. Det är något annat än en PDF i ett mejl. Fakturerar du till exempel en myndighet, kommun eller region efter en offentlig upphandling, även en direktupphandling, ska fakturan enligt lag vara en e-faktura. Fråga kunden hur de vill ha fakturan om du är osäker.

Vanliga misstag när man skriver en faktura

• Momsen räknas på fel belopp. Momsen ska räknas på beloppet exklusive moms. Tar du 25 % av ett belopp där momsen redan ingår blir momsen för hög.
• Fel momssats. Vilken momssats som gäller beror på vad du säljer. Är du osäker, kontrollera hos Skatteverket innan du fakturerar.
• Samma fakturanummer används två gånger, eller serien hoppar. Varje nummer ska vara unikt och serien obruten.
• En skickad faktura ändras eller raderas. Rätta i stället med en kreditfaktura och skicka en ny faktura vid behov.
• Kundens referens saknas. Då kan fakturan fastna hos kunden och betalningen dröja.
• Uppgiften om F-skatt saknas. Ett företag som anlitar dig behöver veta att du har F-skatt för att slippa dra skatt på ersättningen.
• Betalningsuppgifter eller förfallodatum saknas. Kunden vet inte vart pengarna ska eller när, och betalningen dröjer.

När fakturan är skickad

Fakturan ska bokföras och sparas. Fakturor är räkenskapsinformation och ska enligt bokföringslagen sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Följ upp betalningen

Håll koll på förfallodatumet. När pengarna kommer in, stäm av betalningen mot fakturan och markera fakturan som betald. Har ingen betalning kommit när förfallodatumet har passerat kan du gå vidare stegvis:

1. Kontrollera att fakturan kom fram. Ett kort mejl eller samtal löser ofta saken, till exempel om fakturan har hamnat hos fel person.
2. Skicka en påminnelse med fakturanummer, belopp och ett nytt datum att betala senast. En påminnelseavgift, högst 60 kr, får du bara ta ut om ni har avtalat om det i förväg.
3. Kräv dröjsmålsränta. Om inget annat har avtalats är dröjsmålsräntan Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. Är kunden ett företag eller en myndighet får du också kräva en förseningsersättning på 450 kr. En påminnelseavgift räknas då av mot de 450 kronorna.
4. Gå vidare om kunden ändå inte betalar. Nästa steg kan vara ett inkassokrav eller en ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden.