Fakturanummer: så fungerar löpnummer på fakturor

Varför fakturor har fakturanummer

Fakturanumret är fakturans identitet. Det behövs av flera skäl:

• Det är ett krav. Enligt mervärdesskattelagen ska en faktura ha ett löpnummer som unikt identifierar den. I bokföringen behöver dessutom varje verifikation, till exempel en faktura, ett nummer eller annat sätt att identifiera den.
• Kunden kan hänvisa till rätt faktura när den betalar eller har frågor.
• Du kan matcha inbetalningar mot rätt faktura.
• En obruten serie visar att inget saknas. Vid en granskning, till exempel från Skatteverket, ska det gå att se att alla fakturor finns med i bokföringen.

Regler för fakturanummer

• Varje fakturanummer är unikt och används bara en gång
• Numren följer varandra i en obruten serie, utan luckor
• Du får ha en eller flera nummerserier
• Serien behöver inte börja på 1
• Ett använt nummer återanvänds aldrig, inte heller om fakturan krediteras

Skulle det ändå uppstå en lucka, till exempel efter ett tekniskt fel, skriv ner vad som hände. Då kan du förklara luckan om någon frågar.

Vilket nummer ska den första fakturan ha?

Du väljer själv. Det finns inget krav på att börja på 1, och det är vanligt att börja på till exempel 101 eller 1001. Det viktiga är att nästa faktura får nästa nummer i serien.

Du kan också låta årtalet ingå i numret, till exempel 2026-001, 2026-002 och så vidare, och börja på 2027-001 när året byts. Det fungerar eftersom varje nummer fortfarande är unikt.

Om du byter fakturaverktyg

Fortsätt helst på samma serie i det nya verktyget, så att numren följer på varandra. Går inte det, välj ett startnummer som inte kan krocka med de gamla numren och anteckna när bytet gjordes och vilka serier som gäller.

Flera nummerserier

Du får använda flera serier samtidigt, så länge varje serie är löpande och det går att se vilken serie en faktura tillhör. Det kan passa om du till exempel:

• har flera verksamheter eller butiker
• vill ha en egen serie för kreditfakturor
• fakturerar både från ett verktyg och för hand

Skilj serierna åt med ett prefix eller olika nummerintervall, till exempel A1001 och B1001, eller 1001 och 50001. Skriv ner vilka serier du använder och vad de gäller.

Om en faktura blir fel

En faktura som har skickats ska inte ändras eller raderas, och numret ska inte användas igen. I stället rättar du med en kreditfaktura:

1. Skapa en kreditfaktura med ett eget, nytt nummer. Den ska tydligt hänvisa till den felaktiga fakturans nummer och datum.
2. Ange beloppen med minustecken, med momsen per momssats, för hela fakturan eller bara den del som blev fel.
3. Skicka en ny, korrekt faktura med nästa nummer i serien, om kunden fortfarande ska betala något.

Då finns den ursprungliga fakturan, rättelsen och den nya fakturan kvar i nummerserien, och det går att följa vad som har hänt. Upptäcker du felet medan fakturan fortfarande är ett utkast som ingen har fått kan du rätta den direkt.

Fakturanummer och OCR-nummer

Fakturanummer och OCR-nummer är två olika saker, även om de ofta hänger ihop.

Ett OCR-nummer bygger ofta på fakturanumret. Sist läggs en kontrollsiffra som räknas fram ur de andra siffrorna, och ibland också en längdsiffra som visar hur många siffror numret har. På så sätt upptäcks det om kunden skriver fel när betalningen görs.

För att använda OCR behöver du ett avtal med din bank, och kunden måste ange numret exakt. Utan OCR skriver kunden fakturanumret som meddelande eller referens när pengarna skickas. Läs mer om betalsätten i guiden om bankgiro eller plusgiro.