Hur skriver man en offert?

Vad är en offert?

En offert är ett skriftligt erbjudande till en kund: det här gör jag, till det här priset, på de här villkoren. Tackar kunden ja har ni ett avtal, och det är offerten som visar vad ni kom överens om. Därför lönar det sig att skriva den noggrant, även för mindre jobb.

En offert har inte samma formella krav på innehåll som en faktura. Men en offert som saknar viktiga uppgifter leder lätt till missförstånd, och de märks ofta först när det är dags att fakturera.

Det här ska en offert innehålla

1. Uppgifter om dig och kunden

Ditt företagsnamn, organisationsnummer, adress och kontaktuppgifter, och kundens namn och adress. Skriv gärna en kontaktperson hos kunden. Offerten ska också ha ett datum och ett offertnummer, så att ni båda kan hänvisa till rätt version. Är du godkänd för F-skatt är det bra att ange det redan här.

2. Beskrivning av arbetet

Det här är offertens viktigaste del. Beskriv så konkret som möjligt vad som ska levereras: vilka moment, hur mycket och vad resultatet blir. ”Ny webbplats med fem undersidor, kontaktformulär och två korrekturrundor” säger mycket mer än ”Webbplats”. Dela gärna upp arbetet i flera rader, så blir det lättare för kunden att förstå priset.

3. Vad som ingår och inte ingår

Skriv ut sådant som kunden kan tro ingår men som inte gör det, till exempel resor, material, licenser, fler ändringsrundor eller bortforsling. Det är här många missförstånd uppstår, och en enda mening kan förebygga dem.

4. Pris med och utan moms

Ange pris per rad och en totalsumma. Till företag skriver du normalt priserna exklusive moms och visar momsen separat, eftersom ett momsregistrerat företag i regel kan dra av momsen. Till privatpersoner ska priset anges inklusive moms, eftersom det är det kunden faktiskt betalar. Läs mer om momssatser och hur moms redovisas.

Ger du rabatt, visa den på raden. Då ser kunden både ordinarie pris och vad rabatten är värd.

5. Tidplan

När kan du börja och när blir jobbet klart? Skriv också vad tidplanen hänger på, till exempel ”arbetet påbörjas inom två veckor efter godkänd offert” eller ”under förutsättning att texter och bilder finns på plats”.

6. Giltighetstid

Ange hur länge offerten gäller, helst som ett datum. Det skyddar dig om dina kostnader eller din kalender ändras. Utan giltighetstid gäller offerten under en tid som bedöms som skälig, och det kan bli oklart hur länge kunden kan tacka ja.

7. Villkor och betalning

Skriv när och hur du fakturerar: allt efter avslutat arbete, i delar eller med förskott vid större uppdrag. Ange betalningsvillkoren, till exempel 30 dagar netto, och hur eventuella tilläggsarbeten prissätts.

8. Hur kunden tackar ja

Gör det enkelt. ”Svara på det här mejlet för att godkänna offerten” räcker ofta. Be om ett skriftligt ja, så har ni båda något att gå tillbaka till.

Exempel på offert

Så här kan en offert se ut. Den har tydliga rader, en rabatt, momsen redovisad, en giltighetstid och villkor om när arbetet startar och vad som inte ingår. Fler varianter finns bland våra offertexempel, och vill du fylla i för hand finns en offertmall.

Är en offert bindande?

Som huvudregel ja. En offert räknas normalt som ett anbud enligt avtalslagen, och det binder dig. Tackar kunden ja inom giltighetstiden ska du utföra jobbet till det pris och på de villkor du har angett. Kunden är däremot inte bunden förrän den har tackat ja.

I praktiken betyder det här:

• Räkna noga innan du skickar. Ett för lågt pris kan du normalt inte ändra i efterhand bara för att du räknade fel.
• Ange alltid giltighetstid. Då vet både du och kunden hur länge erbjudandet står kvar.
• Skriv tydligt om priset är en uppskattning. Kan slutpriset bli ett annat är det snarare ett kostnadsförslag, och det behöver framgå. Läs mer om skillnaden i offert eller faktura.

Vad som gäller i detalj kan bero på bransch, avtal och om kunden är ett företag eller en privatperson. Gäller det stora belopp är det värt att låta någon med juridisk kunskap se över villkoren.

Fast pris eller löpande räkning?

Det finns två grundsätt att prissätta ett uppdrag i en offert, och de fördelar risken olika.

Ett mellanläge är löpande räkning med takpris: kunden betalar för den tid som faktiskt går åt, men aldrig mer än en angiven summa. Oavsett modell, skriv hur tilläggsarbeten hanteras, till exempel att de godkänns skriftligt innan de görs och debiteras med ett visst timpris.

Innan du skickar offerten

• Kundens namn och adress stämmer
• Arbetet är beskrivet så att någon utomstående förstår det
• Det står vad som inte ingår
• Summorna stämmer och momsen är rätt
• Priset visas inklusive moms om kunden är privatperson
• Tidplan och giltighetstid är angivna
• Det framgår när och hur du fakturerar

Följ upp offerten

Hör av dig om du inte har fått svar efter några dagar, och i god tid innan giltighetstiden går ut. En kort fråga om kunden har funderingar räcker. Vill kunden ändra något, till exempel ta bort ett moment, skicka en ny offert med nytt datum så att det inte råder tvivel om vilken version som gäller.

När kunden har tackat ja gör du jobbet och fakturerar enligt det ni kom överens om. I FakturaNu.app markerar du offerten som accepterad och skapar en faktura av den med ett klick. Kund, rader och priser följer med, och du kontrollerar fakturan innan du skapar den.