Offert eller faktura – vad är skillnaden?

Skillnaden mellan offert och faktura

En offert och en faktura kan se nästan likadana ut, med samma kund, rader, priser och moms. Men de har helt olika uppgifter.

Offerten är ett erbjudande. Den visar kunden vad du kan göra, vad det kostar och på vilka villkor, innan något är bestämt. Kunden kan tacka ja eller nej.

Fakturan är ett krav på betalning för något som har levererats eller avtalats. Den ska innehålla vissa uppgifter enligt mervärdesskattelagen, och den är en del av din bokföring.

Offert och faktura i jämförelse

Från offert till faktura

En typisk affär följer den här ordningen:

1. Förfrågan. Kunden berättar vad den behöver.
2. Offert. Du skickar ett erbjudande med beskrivning, pris, tidplan och giltighetstid. Läs hur du skriver en offert.
3. Godkännande. Kunden tackar ja, helst skriftligt. Nu har ni ett avtal. Vid större uppdrag kan du bekräfta beställningen med en orderbekräftelse som sammanfattar det ni har kommit överens om.
4. Leverans. Du gör jobbet eller levererar varan.
5. Faktura. Du fakturerar enligt avtalet, med allt som en faktura ska innehålla.
6. Betalning. Kunden betalar senast på förfallodatum.

Alla affärer behöver inte en offert. Säljer du till ett känt pris, eller gör ett mindre jobb som ni har gjort upp om muntligt, kan du fakturera direkt. En faktura behövs däremot i regel när du säljer till ett annat företag.

Faktura före leverans

Ibland kommer fakturan före jobbet, till exempel när ni har avtalat om förskott eller om delbetalningar under ett längre uppdrag. Det är fortfarande en faktura, med samma krav på innehåll som andra fakturor. Skriv tydligt vad den avser, till exempel ”Förskott 30 % enligt offert 207”, så att kunden kan koppla den till offerten.

Om kunden säger nej eller inte svarar

Då blir det ingen affär och ingen faktura. Tackar kunden inte ja inom giltighetstiden är du inte längre bunden av offerten. Vill kunden ändå gå vidare senare kan du skicka en ny offert med uppdaterade priser. I FakturaNu.app kan du markera offerten som avböjd, så håller du ordning på vilka som fortfarande är aktuella.

Kostnadsförslag eller offert?

Orden används lite olika, och det är innehållet som avgör, inte rubriken. Ett kostnadsförslag brukar betyda en uppskattning av vad jobbet kommer att kosta. En offert innehåller oftast ett fast pris som du är bunden av om kunden tackar ja.

• Skriv ”fast pris” om priset gäller oavsett hur lång tid jobbet tar.
• Skriv att priset är ungefärligt om slutpriset kan bli ett annat, och gärna hur mycket det kan avvika.

Utför du tjänster åt privatpersoner, till exempel reparationer eller arbete på en bostad, finns regler i konsumenttjänstlagen. Har du lämnat ett ungefärligt pris får det inte överskridas med mer än 15 procent, om ni inte har avtalat en annan gräns eller du har rätt till pristillägg, till exempel för tilläggsarbete (36 och 38 §§). Konsumentverket har mer information om vad som gäller.

Om priset ändras

När kunden har tackat ja är priset en del av ert avtal. Du kan normalt inte höja det på egen hand för att jobbet tog längre tid eller materialet blev dyrare, om ni inte har avtalat om det. Vid fast pris är det i regel du som står för den risken.

Vill kunden ha mer gjort än det som står i offerten är det ett tilläggsarbete. Kom överens om det innan du gör det, helst skriftligt och med pris. Ett kort mejl räcker: ”Du vill också ha en nyhetssida. Det kostar 4 000 kr exklusive moms. Svara ja så lägger jag till det.”

På fakturan visar du det ursprungliga arbetet och tilläggen på egna rader, så att kunden enkelt kan jämföra med offerten.

Gör om en godkänd offert till faktura

När jobbet är klart behöver du inte skriva allt en gång till. Fakturan kan bygga direkt på offerten: samma kund, samma rader och samma priser, plus eventuella tillägg. I FakturaNu.app gör du det med ett klick:

1. Öppna offerten och markera den som accepterad när kunden har tackat ja.
2. Välj Skapa faktura. Kund, rader, priser och moms följer med till en ny faktura, och offertnumret står som märkning.
3. Fakturadatum blir dagens datum och dina vanliga betalningsvillkor och betaluppgifter fylls i. Lägg till eventuella tillägg, kontrollera och skapa fakturan.